Простичките имейл етикети, които понякога забравяме

Професионалните контакти са интернационални и най-лесният начин да общувате с тях е чрез Интернет

23.09.2014

Като погледна своята и съседските традиционни пощенски кутии, е очевидно, че са пълни на 80% с рекламни листовки. Тук там някое и друго писмо от институции и инцидентно някое писмо или картичка. Но няма какво да ви говоря за факти, които и сами отдавна сте установили. Трябва да се свържете с някой, вдигате телефона, пращате имейл или го търсите в социалните мрежи.

Особено голямо значение има имейл бизнес кореспонденцията. Професионалните контакти са интернационални и най-лесният начин да общувате с тях е чрез Интернет.

Всеки ден се изпращат милиони имейли, всеки значим по себе си за изпращача и получателя. И защото толкова сме свикнали с този вид комуникация, все по-малко обръщаме внимание на етика, а това може да бъде критично в някои ситуации.

Вижте някои простички имейл етикети, които трябва винаги да спазваме

1. Ясно и кратко дефинирана тема на съобщението (subject) – кутиите на повечето хора са препълнени с какви ли не имейли и е лесно някой важен да бъде пропуснат. Уверете се, че ясно сте дефинирали темата на съобщението си, за да бъде открито от получателя.

Вижте още: 7 правила при бизнес комуникацията

2. Използвайте отделни имейл адреси за личната и бизнес кореспонденцията си – добра практика и бих казала задължителна,  е да разграничите имейлите си, така както разделяте и начина си на изказ спрямо бизнес и личните си контакти. В работата си използвайте делови имейл адрес (например име.фамилия@…), а не нещо от рода на умалително_име_89@… И е по-представително да използвате домейн адреси (@фирма/организация.com).

Имейл етикети, които понякога забравяме

Използвайте различни имейл адреси за различните кореспонденции

3. Помислете пак, преди да натиснете „Изпрати/отговори до всички“ – често се случват гафове с кореспонденцията, така че бъдете внимателни какво и до кого изпращате. Както се казва „Три пъти мери, един път режи“ или в нашия случай „Три пъти провери, един път изпрати“.

4. Спазвайте правилата за обръщения – обидно е да не се обръщате подходящо към получателя на имейла, когато темата е делова и кореспонденцията е класифицирана, като официална.

5. Използвайте удивителните знаци внимателно – има изречения, на които искате да наблегнете, но внимателно подбирайте колко са. В един имейл, избягвайте поставянето на повече от един удивителен знак.

6. Внимавайте с хумористичните нотки – в деловата кореспонденция, тонът е равен и сериозен. Добре е в подходящи моменти да пуснете лека хумористична нишка, но границата е много тънка, така че внимавайте. Ако не сте сигурни, че получателят ще я възприеме добре, пропуснете я.

Четете още: Кризисна комуникация по правилния начин: Buffer

7. Отговаряйте на имейлите, дори ако не са били предвидени за вас – случва се понякога по погрешка да получите някой и друг имейл, който не е бил адресиран до Вас. Отговорете му. Изпращачът може и да не е разбрал, че е сгрешил адреса, а кореспонденцията да е важна.

8. Внимателно проверявайте текста, преди да натиснете „Изпрати“ – в бизнес кореспонденцията е недопустимо да правите правописни и пунктуационни грешки. Внимателно и по няколко пъти проверявайте текста, преди да го изпратите.

9. Добавете имейл адреса на получателя, след като сте попълнили всичко друго – за да избегнете изпращането по погрешка, без да сте довършили имейла, попълнете адреса на получателя най-накрая, когато вече сте сигурни, че въведеният текст е коректен.

10. Уверете се, че сте избрали правилния получател – за да избегнете некомфортни ситуации, с изпращането на важен имейл до друг човек, много внимателно проверявайте адреса, който въвеждате в полето получател.

Етикети:

За автора

Виолета Петрова

Здравейте. Аз съм Виолета Петрова, съосновател на Списание VIP.
Основните теми, по които пиша в списанието са в областта на личностното развитие, бизнеса и материали за интересни новини, на които попадам. За мен списанието не е работа. То е хоби, любов, семейство. Най-важното е да сме винаги иновативни, позитивни и упорити.